LED e-Fatura Entegrasyon Uygulaması

e-Fatura ile neler yapılabilir ?

• Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir.
• Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alınabilir.
• Gönderilen veya alınan e-Faturalar bilgisayara indirilerek elektronik ortamda muhafaza edilebilir ve istendiğinde ibraz edilebilir.

e-Fatura’nın Faydaları Nelerdir?

Teknik Faydaları:

• e-Fatura elektronik ortamda kesildiği için kağıt fatura kesilmesine gerek kalmaz.
• Kağıt fatura nüshaların arşivlenmesi için yer ayrılmasına gerek yoktur.
• e-Fatura verileri firmaların kendi muhasebe, ERP vb. bilgi işlem sistemlerine aktarılabilir.
• Kağıt faturaların işlenmesi sırasında yaşanabilecek insan hatalarının önüne geçilmiş olunur.
• Bankacılık Ödeme Sistemleri ile entegrasyon halinde e-Faturaların tahsilat takibi kolaylıkla yapılabilir.

Mali Faydaları:

• Klasik faturalamadaki kağıt maliyetinden tasarruf edilir.
• Kağıt faturanın çıktı alınması sırasında tüketilen sarf malzeme maliyetleri azalır.
• Kağıt faturaların postalanması maliyetini ortadan kaldırır.
• Fatura kesme, gelen faturaları işleme, faturaları zarflama, postaya verme vb. işler için personele gerek kalmaz, işgücü maliyetlerini azaltır.

İdari Faydaları:

• Faturaların postada kaybolması veya gecikmesi gibi olumsuz olaylar yaşanmaz.
• Sistem üzerinde sorgu yapılarak istenen her türlü bilgiye anında ulaşılır, arşivde saatlerce kağıt fatura nüshası aramaya gerek kalmaz.
• Faturalaşan taraflar arasındaki uyuşmazlıklar ortadan kalkar.
• Müşteri ve tedarikçilere karşı firmaya bir prestij kazandırır.

Teknik açıdan e-Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir.

Sözkonusu mesajlaşma altyapısı aşağıda yer alan hedefler üzerinde geliştirilmiştir:

• 1. Altyapıyı kullanacak tüm tarafların merkezi biçimde tanımlanması suretiyle kolay erişimin sağlanması,
• 2. Mesaj yapılarının standartlara bağlanması suretiyle tüm kullanıcıların veri tanıma ve işleme hususunda ortak bir noktada buluşturulması,
• 3. Yazılımın tek bir mesaj çeşidi yerine birbirinden farklı mesajları kolaylıkla taşıyabilmesi,
• 4. Esnek bir tasarım ile mesajların taraflar arasında dağılımında mümkün olabildiğince fazla alternatif kanalın kullanılabilmesinin sağlanması.

Bu hedefler kapsamında e-Fatura Uygulamasında;

• 1. Taraflar Mali Mühür Sertifikaları, Nitelikli Elektronik Sertifikaları ve merkezi bir adres yönetim modülü aracılığı ile uygulama üzerinde tanımlanmıştır.
• 2. e-Fatura açısından UBL 2.0. standardı esas alınarak özelleştirme yapılmış ve sonuçta UBL TR 1.0 paketi oluşturulmuştur.
• 3. Uygulamada dolaşan mesajların, Standart Business Document Header-GS1 standardına uygun bir zarfın içinde dolaştırılması sağlanmıştır.
• 4. Uygulama bir merkez etrafında tanımlanacak “gönderici birim” ve “posta kutusu” yazılımları aracılığı ile çalışacaktır. Bu yapılar birbirinden bağımsız rolleri yerine getirmekte olup, farklı yazılım altyapıları içerisine kolaylıkla entegre edilebilirler.

Gönderici birim ile posta kutusunun uygulama içerisinde oynadıkları roller “Entegrasyon Kılavuzları” içerisinde yer almaktadır.

e-Fatura Uygulamasında “Merkez” modülünün yapısı ile uygulamanın genel mimarisi aşağıda yer almaktadır.

Teknik tasarımı itibari ile mesajların taraflar arasında dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan sistem içerisinde, herhangi bir arayüz bulunmamaktadır. Diğer bir ifade ile elektronik fatura uygulamasının taraflar arasında kullanımı tamamı ile uygun yazılım entegrasyonlarının oluşturulması ile gerçekleştirilmektedir. Bu şekilde oluşturulacak çözümler, işletmelerin kendi bünyelerinde yer alan ERP (Enterprise Resource Planning) çözümlerinin uyarlanması şeklinde olabileceği gibi bu konuda geliştirilecek bazı özel yazılım çözümlerinin de geliştirilmesi mümkündür.

Başkanlık tarafından geliştirilen E-Fatura Portalı da, bu arayüzlerden sadece birisini ifade etmekte olup, uygulama ile ilgili temel fonksiyonları içermektedir.

Özel Entegrasyon Yöntemi

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-fatura uygulamasından yararlanabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış firmalar üzerinden e-fatura hizmetini kullanarak kendi muhasebe yazılımları aracılığıyla fatura alıp gönderebildikleri yöntemdir. Ledsoft’un hazırladığı yazılım ile faturalar derlenip istenilen dosya formatına çevrilerek aracı firma üzerinden GİB sistemine gönderilir. Her fatura için ücret ödenir.

LED e-fatura entegratör uygulaması kullanacak olan müşterilerimiz GİB sayfasında ilan edilen entegratör firmalar listesinde  olan firmalardan LED tarafından belirlenen firmalardandilediğiniz firma  ile çalışabilirsiniz. Bu firmalardan fatura başı ücretleri müşteri tarafından ödenir.

E-Fatura Uygulamasına Başvuru

E-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturmaları gerekmektedir. Bunun için GİB’e yazılı/elektronik başvuru yapılır ve mali mühür sertifikası edinilir. Mükellefler, başvuru esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini belirtmek zorundadır. Portal kullanımı, entegrasyon ya da özel entegratör seçeneklerinde yalnız biri ile fatura işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Mükellefler e-Fatura Uygulamasında kullandıkları yöntemi istemeleri halinde ilgili yönteme ilişkin koşulları yerine getirmeleri şartıyla her zaman değiştirebilirler. Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar. Hatalı kesilen fatura ticari fatura ise, karşı tarafın hatalı faturayı reddetmesi gerekmektedir. Temel faturada ise iade faturası kesilmesi gerekmektedir.  Alınan faturalara itiraz süresi 7 gündür. e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi Tebliğde belli edilen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kağıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntemdir. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur. Bunun yanında, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. E-fatura kesmek zorunda olunan mükellefe, kağıt ortamında düzenlenmiş faturalar hiç düzenlenmemiş sayılmaktadır. E-fatura kullanım zorunluluğu 01.09.2013.tarihinden itibaren sisteme kayıtlı taraflar arasında zorunludur. Ancak zorunluluk kapsamında olmasına rağmen sisteme kayıtlı olmayan tarafa kağıt fatura gönderilmesi, gönderen tarafa herhangi bir mesuliyet yüklemez. E-defter uygulamasına geçmek isteyen mükellefler için e-fatura kullanım zorunluluğu bulunmaktadır.

Özel Entegratör e-Fatura Uygulaması ile Neler Yapabilirsiniz?

• Müşteri listenizi vergi numaraları üzerinden LED e-fatura sunucu uygulamasından, e-faturaya geçen müşterilerinizi sorgulayabilir, e-faturaya geçen müşterileriniz otomatik olarak belirlersiniz.
• e-Fatura ya geçiş yapan müşterilerinize LED Entegre programından ve LED Mobil el terminali uygulamalarında fatura kesmeyi kısıtlar irsaliye baskısı almalarını sağlayabilirsiniz.
• LED e-fatura ile LED Entegre ve LED Mobil uygulamalarından düzenlenmiş olan faturalardan e-fatura olarak gönderilmesi gereken evrakları otomatik olarak ayrıştırırsınız ve kontrollerini yaparak onaylar ve gönderirisiniz.
• Göndereceğiniz e-faturaları temel fatura ve ticari fatura olarak gönderebilirsiniz
• Gönderilen faturalarda farklı fatura seri numaraları kullanabilirsiniz. Böylece geriden düzenlenmesi gereken prim faturaları, şube faturalar, gibi faturaları farklı serilerden takip edebilrisiniz.
• Gönderilen faturalar entegratör firma web sunucularına otomatik olarak ulaşır,
• Arşiv hizmetlerini entegratör firma üzerinden yapılır.
• Gelen faturalarınız entegratör firma sunucusu üzerinden , LED e-fatura uygulamasınıa otomatik olarak kaydedilir, çıktı ve raporlamalarını yapabilirsiniz.(Gelen faturalar özel entegratör uygulamasından LED Entegre uygulamasına kaydedilmez. sadece görüntüleme, rapor ve çıktı almayı yapabilirsiniz.)
• Gelen e-faturalardan ticari faturalara onay veya red cevapları verebilirsiniz.
• KDV muafiyetli faturalar düzenleyerek gönderebilirsiniz.